Goed afscheid nemen is van groot belang als een werknemer je bedrijf verlaat. Dat benadrukt Joost Hack, regioregisseur bij NLwerktaanwerk en arbeidsmarktdeskundige. “Het gebeurt nog regelmatig dat een team specialisten alle inlogaccounts moet resetten omdat dé it’er het pand heeft verlaten zonder goede overdracht.” Hoe het dan wel moet? Aanbevelingen waar zowel kleine als grote werkgevers hun voordeel mee kunnen doen.
Praat met Hack en hij weet aan elk aspect van personeelsbeleid een concreet voorbeeld met een anekdote te koppelen. En dat is niet vreemd. Sinds 35 jaar is de Limburger actief in deze tak van sport. Na een opleiding personeel en organisatie en een post-hbo bedrijfskunde ging hij aan de slag als HR-manager in de gezondheidszorg, bij BUMA/Stemra, KPN, DHL en een reeks andere bedrijven. Hij zette HR-afdelingen op, begeleidde reorganisaties en ontslagrondes en gaf het personeelsbeleid bij bedrijven vorm. Dat laatste doet hij sinds vijf jaar ook nog als zzp’er, naast zijn advieswerk voor NLwerktaanwerk en onder meer de Supply Chain Valley rond Venlo.
Zijn ervaring zet hij nu in om werkgevers op weg te helpen in alle uitdagingen die de arbeidsmarkt en het HR-werk kent. Zoals uitstroom. Wat voor hem als een paal boven water staat in dit onderwerp: “Maak beleid rond uitstroom, zorg voor goed exit management.” Hack voert verschillende redenen aan waarom dit voor elk bedrijf van groot belang is.
Goed exit management heeft een positief effect op je reputatie
“Hoe je omgaat met werknemers van wie je afscheid neemt, straalt af op de omgeving. Als je dit onzorgvuldig doet, heeft dit ook effect op hoe aantrekkelijk je bent voor nieuwe werknemers, bijvoorbeeld door negatieve mond-tot-mondreclame of berichtgeving in de media. Goed exit management kan bijdragen aan een positieve laatste indruk en kan ex-medewerkers zelfs ambassadeurs van de organisatie maken, natuurlijk voor zover de beleving daarvoor positief was.”
Een goede exit is ook intern van niet te onderschatten belang, geeft hij aan. “De achterblijvers zien wat hen mogelijk te wachten staat, met mogelijke gevolgen voor de productiviteit. Medewerkers die zien dat zij en hun collega’s respectvol worden behandeld, zijn gemotiveerder en productiever. Afhankelijk van je branche en van de positie van een vertrekkende werknemer kan het ook tot gevolg hebben dat klanten met de vertrekker mee verhuizen. Dan kost het je ook omzet.”
Goed exit management zorgt voor kennisbehoud
“Verloop in je organisatie betekent ook verloop van kennis. Zorg daarom dat kennis gedeeld wordt. Niet alleen voorafgaand aan een onvoorzien afscheid, maar zeker ook bij geplande uitstroom, zoals bij pensionering.”
Dat lijkt logisch, maar gebeurt toch vaak niet, weet Hack. “Je ziet het vaak bij mensen die zijn meegegroeid in de organisatie, waarbij iemand haast ongemerkt taken uitvoert die niet in de functie-omschrijving staan, bijvoorbeeld rapportages of als verantwoordelijke schakel bij inkoop. Als die ineens weg is, is dat ook vervelend voor de achterblijvers.”
Gebrekkig uitstroombeleid betekent verlies van arbeidsproductiviteit
“Als zaken niet worden overgedragen, gaat arbeidsproductiviteit verloren. In het ergste geval vallen processen of projecten stil. Overbelasting van achtergebleven collega’s ligt op de loer. Dat moet je goed managen. Als je bij een exit de overdracht niet goed regelt, dan voelt de medewerker die het moet overnemen, zich overvallen. Met als gevolg afnemende medewerkerstevredenheid.”
Exit management bespaart kosten
“Aan tijdelijke en structurele vervanging zijn kosten verbonden, bijvoorbeeld van recruitment tot opleiding en overdracht, maar dus ook door verlies aan arbeidsproductiviteit en verlies aan kennis.”
Goed exit management vergroot effectiviteit van recruitment
“Tot ongeveer de helft van de vacatures, afhankelijk van regio en branche, wordt vervuld via mond-tot-mondreclame in combinatie met LinkedIn-recruitment! Zowel door de vertrokken ambassadeur als door de eigen medewerker. Het effect van een goede exit voor het werven van nieuwe collega’s is daarmee dus niet te onderschatten.”
Hoe krijg je goed exit management voor elkaar als bedrijf?
Acht tips van Joost Hack.
1. Stel duidelijke procedures op
“Ontwikkel duidelijke en consistente procedures voor een waardig afscheid van medewerkers. Dit omvat zaken als opzegtermijnen, het regelen van de overdracht van taken en eigendommen, en het regelen van de laatste salarisbetalingen. Deze basis moet kloppen. Maar denk aan een afscheidscadeau, afscheidsspeech. Dat wordt niet gezien als een extra beloning, maar het straalt wel negatief af als dit niet op orde is.”
2. Houd exit interviews
“Voor de vertrekkende is dit te laat, maar het geeft je handvatten om toekomstige exits te reguleren en doorstroom en behoud te realiseren. Je komt te weten waarom mensen weggaan. Bedenk goed wie wanneer dit gesprek voert, en aan wie gerapporteerd wordt.
De manager lijkt logisch, maar niet zelden is die de oorzaak van een vertrek, bijvoorbeeld vanwege sfeer of gebrek aan kansen. Dat komt dan niet op tafel.”
“Zorg dat de feedback uit de interviews ook gedeeld wordt zodat het echt leidt tot optimalisatie van procedures en beleid. En houdt deze gesprekken ook zeker bij gedwongen ontslag en doe dat op menselijke wijze, zorg voor nazorg. Het bepaalt de reputatie van je bedrijf.”
3. Doe aan strategische personeelsplanning
“Zorg dat je zoveel mogelijk kunt voorspellen. Denk aan personeelsverloop bij pensionering, tijdelijke contracten, gemiddelden uit ervaringsgegevens, maar ook ziekteverzuim. Elke arbodienst kan je zo vertellen hoe lang ziekteverzuim gemiddeld gaat duren bij ernstige ziekte en hoe groot de kans is op uitstroom via externe re-integratie of WIA. Plan daar op! Langdurig uit de running zijn van collega’s heeft invloed op de achterblijvers. Hoe je ermee omgaat, straalt af op de rest van je mensen en bepaalt of mensen vertrek overwegen.”
4. Borg kennisoverdracht
“Zorg voor een duidelijk proces van kennisoverdracht van vertrekkers naar hun opvolgers. Maar borg kennisoverdracht ook in het reguliere werk, maak het onderdeel van reguliere gesprekken, zoals ontwikkelgesprekken. Op die manier voorkom je dat er kenniseilandjes ontstaan en voorkom je dat je specialisten moet inhuren omdat bijvoorbeeld maar een persoon weet hoe je netwerk in elkaar zit, of hoe een productieproces is vormgegeven.”
5. Zorg voor ondersteuning
“Een vertrekker uit vrije wil heeft vaak al een baan, maar bij een gedwongen afscheid of einde contract hebben vertrekkers ondersteuning nodig. Denk aan loopbaan- of , outplacementbegeleiding, of aan een LinkedIn-training of hulp bij het aanvragen van een uitkering. Doe dat zonder dat de vakbonden je daartoe verplichten. De menselijke maat is heel belangrijk, de een reageert er anders op dan de ander. Bied het aan. Beter dat iemand ‘nee dankjewel’ kan zeggen, dan dat iemand een extra negatieve ervaring heeft.”
6. Maak alles bespreekbaar
“Implementeer loopbaanbegeleiding in de reguliere gesprekken. Het zorgt ervoor dat mensen vaker bij je blijven. Creëer een omgeving waarin ze zich veilig voelen om zich uit te spreken. Een bepaalde cultuur kan de oorzaak van vertrek zijn, of dat ze niet eens komen. Bijvoorbeeld een bedrijf waar negen uur per dag werken de norm is en waar op vrijdagmiddag om kwart voor vijf tegen een collega die weggaat geroepen wordt of ie een adv heeft. Medewerkers die goed functioneren, maar die deeltijd willen werken, durven dat dan misschien niet te vragen. Zij zullen eerder ander werk zoeken.”
7. Zorg voor goede leidinggevenden
Deze klinkt heel voor de hand liggend, maar is het belangrijkste én misschien het moeilijkst te realiseren. “Als medewerkers zich gewaardeerd en erkend voelen, denken ze minder snel aan vertrek. Weet dat mensen ontslag nemen om emotionele redenen. Zorg dat mensen vragen durven te stellen, twijfels durven te uiten over hoe ze in hun werk zitten, dat ze kunnen aankloppen bij hun leidinggevende. Juist die sociale componenten zijn essentieel. Het gaat niet alleen om salaris.”
8. Check je exit beleid op effectiviteit
“Zoals bij alle bedrijfsprocessen: plan, do, check, act. Evalueer regelmatig de resultaten van alle onderdelen van het exit management en maak op basis hiervan aanpassingen. Zo zorg je ervoor dat je herstellen omvormt naar preventie.”
