Al decennialang krijgen werknemers meer en meer taken op hun bordje. Werk is bovendien veel complexer geworden. Nu er een structureel tekort aan arbeidskrachten is, ontstaan grote problemen. Door werk opnieuw te ontwerpen en in te richten, kunnen we die problemen oplossen. Astrid Bijl, gespecialiseerd in ‘anders organiseren’ en sociale innovatie, legt uit hoe. Het uiteindelijke resultaat lijkt een utopie: “In alle branches kan het werk met een derde minder professionals worden gedaan.”
“De krappe arbeidsmarkt vraagt een andere manier van denken. We moeten werk opnieuw ontwerpen in plaats van bestaande processen optimaliseren”, zegt Astrid. Ze ziet anders organiseren als een strategie waarmee je het probleem bij de bron aanpakt. “Het probleem zit in de basis van werk. Dáár moet je naar terug. Aanpakken bij de bron dus.”
Waarde toevoegen
Astrid: “Natuurlijk win je er iets mee door vacatures te optimaliseren en extraatjes te bieden om personeel binnenboord te houden. Maar dat is uiteindelijk allemaal symptoombestrijding. Het is effectiever om het hele systeem kritisch te bekijken.” Dat begint door je als werkgever af te vragen wat er nou precies gebeurt in je bedrijf. Om vervolgens antwoorden te zoeken op de vraag hoe je dingen zou doen als je helemaal opnieuw zou beginnen. “Wat voegt écht waarde toe? Die vraag moet je beantwoorden”, zegt Astrid.
Betrek de werkvloer
Ze hamert op het belang van het betrekken van medewerkers. “Zij staan aan het roer, zij voeren elke dag het werk uit en zij hebben daardoor het beste zicht op wat er mis gaat en hoe dat beter kan.” Als voorbeeld noemt ze een installatiebedrijf dat warmtepompen installeert. “De vraag was te groot, het bedrijf kon het niet aan”, vertelt Astrid. “Toen ontdekten we dat voorbereiding en nazorg veel tijd en menskracht kostten. Die processen hebben we daarom losgetrokken van het daadwerkelijke installatiewerk. We hebben werktaken verdeeld in plaats van functieprofielen gevuld. Nu is het proces verkort van drie weken naar drie dagen.”
Sleutel tot succes voor dit bedrijf was het betrekken van de medewerkers. Zij gaven zelf aan waar de knelpunten zaten en gaven ook zelf de oplossing vorm. “Door medewerkers te betrekken, wordt de oplossing en herinrichting gedragen door iedereen”, vertelt Astrid. “Dat is belangrijk om sociale innovatie succesvol te implementeren.” Doordat medewerkers allemaal hun talent kunnen laten zien, verhogen het verantwoordelijkheidsgevoel en de productiviteit van mensen. Daarnaast werken teams beter samen en zijn medewerkers gemotiveerder om zichzelf te ontwikkelen. Ook ontstaat er meer ruimte voor het opleiden van nieuwe medewerkers, wat weer helpt om openstaande vacatures te voorkomen.
“Als werkgever kan het lastig zijn aan de slag te gaan met anders organiseren”, zegt Astrid. “Je moet durven loslaten en mensen vertrouwen geven. Toch is dat wel het beste dat je kunt doen. Telkens weer blijkt dat de werkvloer de problemen en oplossingen het best kent. Er is veel onbenut talent, dat ontdek je pas als je hiermee aan de slag gaat.”
Sociale innovatie op school
Een ander voorbeeld uit de dagelijkse praktijk: “Op een basisschool waren groep 1 en 2 samengevoegd. Dat pakte niet goed uit. De jongste kinderen hebben meer ondersteuning nodig, er zijn grote verschillen in zo’n groep.” Astrid ging aan de slag met de school en samen werd er besloten een instroomgroep op te zetten met een onderwijsassistent als vast gezicht voor de groep. Naast de allerkleinsten, stroomden op sommige momenten ook kinderen uit groep 3 in deze groep, zij kregen extra ondersteuning bij het lezen. “Het resultaat was dat de onderwijsassistent een eigen klas had en zich daardoor enorm gemotiveerd voelde. De jongste leerlingen hadden een zachte landing op de basisschool en de kinderen uit groep 3 maakten grote sprongen in hun leesvaardigheid. En in plaats van twee overwerkte leraren en een onderwijsassistent die losse taken oppakte, hadden we nu drie professionals met grote tevredenheid aan het werk.”
Anders kijken
Zo’n win-win situatie vraagt om een andere blik. Astrid: “Het is geen standaard, je moet echt op de werkvloer kijken waar dingen mis gaan en hoe je veranderingen gedragen door de werkvloer kunt implementeren.” Is het voor werkgevers niet wat veel gevraagd als zij overlopen van het werk en de kopzorgen door de krappe arbeidsmarkt? “Je kunt ook niks doen”, zegt Astrid nuchter. “Maar dan krijg je grote problemen. De mensen op de werkvloer díe hebben een probleem als de werkdruk structureel te hoog is. Dat is zeker geen probleem waar alleen hr of de directie last van hebben.”
NLwerktaanwerk helpt je
Ben je nieuwsgierig naar de voordelen die anders organiseren jouw bedrijf kan bieden? Hoe verlopen dingen in jouw bedrijf en hoe zou je dat anders kunnen doen? De regisseurs van NLwerktaanwerk kijken graag met je mee. Specialisten Astrid, Bernadet en Sylvia helpen je op weg naar de juiste professionals. Neem contact met hen op voor een kennismakingsgesprek.
