Vluchtelingen die onder de Richtlijn tijdelijke bescherming Oekraïne vallen, mogen arbeid in loondienst verrichten in Nederland zonder werkvergunning (TWV). De werkgever heeft wel een meldplicht.

Ontheemden uit Oekraïne met de Oekraïense nationaliteit hebben recht om te werken in Nederland als ze vallen onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming van de Europese Unie. Er is dan geen werkvergunning (officieel: tewerkstellingsvergunning) nodig.

Onder de Richtlijn vallen in ieder geval mensen die na 26 november 2021 uit Oekraïne zijn gereisd en:

• de Oekraïense nationaliteit hebben
• een permanente geldige Oekraïense verblijfsvergunning hebben (en na 23 februari 2022 niet meer in het land van herkomst zijn geweest)

Lees hier meer over de Richtlijn.

Deze richtlijn geldt tot 4 maart 2026 (op 26 juni 2024 is de Richtlijn vanuit Brussel met een jaar verlengd).

Om tot 4 maart 2026 legaal in Nederland te mogen werken gelden bepaalde voorwaarden:. Deze voorwaarden zijn:

• De Oekraïense werknemer moet zich inschrijven in de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente van (tijdelijke) verblijf;
• De werkgever moet 2 dagen voor aanvang van de werkzaamheden een melding doen bij het UWV. Daarvoor is een apart formulier ontwikkeld ‘Melden tewerkstelling van een tijdelijk beschermde werknemer uit Oekraïne’ (WB 140 35 685);
• De werknemer moet beschikken over een sticker of een O-document en een verlengingsbrief van de IND om aan te tonen dat de Oekraïense werknemer valt onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming.

Voor mensen die geen Oekraïense nationaliteit hebben, en als zogenoemde ‘derdelander’ geen permanente Oekraïense verblijfsvergunning hebben, gelden andere regels (zie volgende vraag).

Zie ook de vraag ‘Waar moet ik rekening mee houden als de richtlijn op 4 maart 2025 eindigt?’

Zie ook de informatiepagina van Rijksoverheid.

Een werknemer, die niet de nationaliteit heeft van een land van de Europese Unie (EU), Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland, mag niet in Nederland werken zonder werkvergunning. Als de werkgever deze werknemer toch laat werken in Nederland is sprake van illegale arbeid. Daarop staan hoge boetes en fiscale sancties.

De werknemer moet beschikken over een sticker of een O-document en een verlengingsbrief van de IND om aan te tonen dat de Oekraïense werknemer valt onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming.

De Richtlijn Tijdelijke Bescherming is een tijdelijke regeling, voorlopig tot en met 4 maart 2026. Wat er daarna gebeurt, is nog niet bekend. 

 

LET OP: de tijdelijke bescherming voor ‘derdelanders’, mensen met een tijdelijke Oekraïense verblijfsvergunning, is geëindigd op 4 maart 2024! Onderstaande informatie geldt alleen voor werknemers met de Oekraïense nationaliteit of een permanente Oekraïense verblijfsvergunning.

De werknemer mag, als de tijdelijke bescherming stopt na 4 maart 2026, niet langer in Nederland werken zonder werkvergunning.

De werkgever moet eerst een werkvergunning aanvragen voordat de werknemer verder kan werken. Daarvoor kan de werkgever een Tewerkstellingsvergunning (TWV, de zogenaamde arbeidsmigrantenregeling) aanvragen bij het UWV of een Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA, de zogenaamde kennismigrantenregeling) aanvragen bij de IND. Als de werknemer asiel aanvraagt in Nederland, dan mag de werknemer, als de asielprocedure 6 maanden loopt[1], met een werkvergunning in Nederland werken. Sinds de uitspraak van de Raad van State op 29 november 2023 mag een vluchteling die minimaal 6 maanden in de procedure zit, het hele jaar werken. Eerder gold een maximum van 24 weken per 52 weken. Voor meer informatie zie: Welke werkvergunning heb ik nodig? | UWV | Werkgevers.

Neem Richtlijn in contract op
Je kunt met de Oekraïense en de derdelander met een permanente Oekraïense verblijfsvergunning, mits aan alle voorwaarden voor de tijdelijke bescherming wordt voldaan, een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur af te spreken die van rechtswege eindigt op 4 maart 2025. Je kunt in de arbeidsovereenkomst opnemen dat als de Richtlijn Tijdelijke Bescherming wordt verlengd tot 4 maart 2027 de arbeidsovereenkomst wordt verlengd, als er geen andere redenen zijn om de arbeidsovereenkomst niet te verlengen.

Contract voor onbepaalde duur of lopend tot na 4 maart 2026
Als de werkgever met de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur (of een arbeidsovereenkomst die van toepassing is na 4 maart 2026) heeft afgesproken, dan zijn er na 4 maart 2026 de volgende mogelijkheden:

• De werkgever vraagt tijdig een ontbinding aan bij de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst per 4 maart 2026 te laten eindigen. Dit in verband met de zogenaamde preventieve ontslagtoets. Zo’n procedure vraagt tijd. Soms wel 3 maanden of langer. Als de arbeidsovereenkomst niet op 4 maart 2026 is ontbonden, dan blijft de arbeidsovereenkomst met de werknemer in stand en lijkt het niet werken (omdat er geen werkvergunning is) voor rekening van de werkgever te komen waardoor het loon moet worden doorbetaald.
• De werkgever kan met de werknemer overeenkomen om in gezamenlijk overleg de arbeidsovereenkomst per 4 maart 2026 met wederzijds goedvinden te beëindigen.

Bij een beëindiging van het dienstverband op initiatief van de werkgever is de werkgever een transitievergoeding verschuldigd. Gezien de duur van het dienstverband is de hoogte van de transitievergoeding beperkt. De transitievergoeding bedraagt 1/3 maandsalaris per heel dienstjaar vanaf de eerste werkdag plus een aanvullende vergoeding voor de gewerkte periode in een deel van een heel dienstjaar.

Als de werkgever met de werknemer een arbeidsovereenkomst heeft gesloten waarin staat dat de arbeidsovereenkomst voortijdig eindigt bij het ontbreken van een geldige werkvergunning, dan is het vervallen van de verblijfsstatus van de werknemer geen reden voor een ontslag op staande voet. Dat is door de rechter bepaald. Je kunt ook in dat geval de preventieve toets bij de kantonrechter doen indien een beëindiging met wederzijds goedvinden niet mogelijk is.

[1] Deze periode vangt aan na de melding bij de gemeente in Nederland.

[2] Als de IND een asielaanvraag goedkeurt, dan krijgt een vluchteling het verblijfsdocument ‘asiel bepaalde tijd’. Op het document staat ‘arbeid is vrij toegestaan’. De asielzoeker heeft dan geen werkvergunning nodig om te werken.

Over het algemeen is de procedure van het aannemen van een Oekraïense vluchteling niet ingewikkelder dan het aannemen van een Nederlandse werknemer.

Wel zijn er een aantal factoren waar je mogelijk mee te maken krijgt.

• Vrijwel altijd zal er in meerdere of mindere mate sprake zijn van een uitdaging op het gebied van de taal. Zie daarvoor de vragen over taal onder ‘Op de werkvloer’.
• Er kan sprake zijn van verschillen in opvatting en wensen en grenzen die voortvloeien uit de andere culturele achtergrond. Zie daarvoor de vraag over begeleiding onder ‘Op de werkvloer’.
• Er kan sprake zijn van psychische kwetsbaarheid in verband met recentelijk opgelopen trauma’s.
• Voor Oekraïense werknemers kan de onzekerheid over de toekomst groot zijn. Sommige mensen willen terug naar Oekraïne wanneer dat kan. Ook kan het zijn dat een werknemer naar een andere plaats verhuist omdat daar een woning beschikbaar komt. Hiervoor zijn geen pasklare oplossingen. Open communicatie met de werknemer over wat jij als werkgever kan aanbieden en over de zorgen die bij de werknemer spelen, kan meer helderheid brengen in de situatie.

Aanmelden bij het UWV kan via deze website: https://www.uwv.nl/nl/werkvergunning/oekrainer-aanmelden.

Derdelanders zijn vluchtelingen met een tijdelijke Oekraïense verblijfsvergunning. Zij mogen voorlopig in Nederland blijven. Ze krijgen tijdelijke bescherming tot het arrest van het Europese Hof van Justitie een plek krijgt in het Nederlands recht. Dit geldt niet voor derdelanders die al zijn vertrokken uit Nederland.

Het Hof heeft in haar arrest van 19 december 2024 een uitspraak gedaan over de eerder gestelde prejudiciële vragen over derdelanders met tijdelijk verblijfsrecht in Oekraïne. De uitspraak wordt momenteel nader bestudeerd. 

Update derdelanders 25 april 2024

Maatregelen derdelanders opgeschort

Staatssecretaris Eric van den Burg heeft 25 april bekendgemaakt dat alle derdelanders die nog in Nederland zijn, voorlopig in Nederland mogen blijven. Zij hebben recht op opvang en mogen ook nog blijven werken in Nederland, in elk geval totdat de Raad van State duidelijkheid heeft gekregen van het Europese Hof.

Op 2 april werd al bekend dat de derdelanders, die rechtszaken hadden lopen tegen hun uitwijzing, de uitspraak van de Raad van State in Nederland mochten afwachten.
Nu geldt dus voor alle derdelanders dat zij de uitspraak van de Raad van State mogen afwachten.

Er zijn verschillende manieren om deze potentiële werknemers te ontmoeten

• Werkgevers kunnen contact opnemen met het werkgeversservicepunt. Het WSP organiseert regelmatig banenmarkten en meet & greets. Het WSP is te bereiken via: https://www.werk.nl/werkgevers/wervingsadvies/werkgeversservicepunt/contact/
• Refugeework is een platform opgericht door Stichting Vluchtelingenwerk en Start Foundation. Het brengt werkgevers en werkzoekende met een vluchtelingen achtergrond bij elkaar. Kijk op: https://www.refugeework.nl/
• Uitzendbureaus.
• Gebruik maken van het netwerk van Oekraïners (bijvoorbeeld werknemers van andere bedrijven) om landgenoten te vinden.

Werknemers uit Oekraïne hebben dezelfde rechten en plichten als Nederlandse werknemers. Bijvoorbeeld recht op een veilige werkplek, pauzes, vakantiedagen en het minimumloon. Ook cao’s gelden voor de werknemer. Werknemers uit Oekraïne moeten zich ook aan de bepalingen in het arbeidscontract houden.

Er is onderscheid tussen het premiedeel en het belastingdeel van de loonheffingskorting.

Premiedeel
Alle werknemers die in Nederland verzekerd zijn voor de volksverzekeringen, hebben recht op het premiedeel van de loonheffingskorting. Het maakt voor het premiedeel niet uit van welk land een werknemer inwoner is. De nieuwkomer is in Nederland werkzaam op basis van een arbeidsovereenkomst met een Nederlandse werkgever. De werknemer is onderworpen aan de Nederlandse sociale zekerheid, omdat deze persoon de arbeid in Nederland verricht. Daarmee heeft de nieuwkomer recht op het premiedeel van de loonheffingskorting. Dit recht op het premiedeel geldt vanaf het moment dat de werknemer in Nederland sociaal verzekerd is.

Belastingdeel
Inwoners van Nederland en inwoners van de zogenaamde landenkring hebben recht op het belastingdeel van de heffingskorting. Niet-inwoners van Nederland hebben geen recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting. Asielzoekers en Oekraïense ontheemden zijn niet altijd fiscaal inwoner van Nederland, zij hebben mogelijk geen recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting. Gebruik de loonheffingstabel voor derdelanders in de salarisadministratie. Als de werknemer fiscaal inwoner wordt van Nederland, dan ontstaat recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting. In dat geval gebruik je de loonheffingstabel voor inwoners van Nederland toe in de salarisadministratie. Het recht op het belastingdeel geldt vanaf het moment dat de werknemer in Nederland woont. Statushouders zijn wel inwoner van Nederland. Voor hen geldt het belastingdeel dus wel. Zie voor meer informatie over hoe moet worden bepaald of iemand fiscaal inwoner van Nederland is: Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 – Uitgave 5 (onderdeel 1).

De landen die tot de landenkring behoren zijn:
• de lidstaten van de EU (behalve Nederland), inclusief de overzeese gebieden: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, inclusief de Ålandseilanden, Frankrijk (inclusief Guadeloupe, Frans Guyana, Martinique, Mayotte, Réunion en Saint Martin), Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Oostenrijk, Polen, Portugal (inclusief de Azoren en Madeira), Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje (inclusief de Canarische eilanden), Tsjechië, (tot de Brexit) Verenigd Koninkrijk (Engeland, Schotland, Wales, Noord-Ierland), inclusief Gibraltar), Zweden
• de EER-landen: Noorwegen, Liechtenstein, IJsland
• overige landen: Zwitserland, BES-eilanden (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)

Voor het bepalen van de loonbelastingtabel moet je de fiscale woonplaats van de werknemer vaststellen.

Is de Oekraïense vluchteling ten minste 6 maanden in Nederland en geeft deze een verblijfplaats in Nederland aan je op? Dan mag je voor de loonheffingen aannemen dat deze verblijfplaats ook de fiscale woonplaats is. Je past de loonbelastingtabel toe voor inwoners van Nederland.

Is de fiscale woonplaats van de werknemer in Oekraïne? Dan is de loonbelastingstabel voor werknemers die wonen in een ‘derde land’ van toepassing. Daarmee verreken je minder loonheffingskorting dan bij de tabel voor werknemers die wonen in Nederland.

Meer informatie vind je op de website van de Belastingdienst.

Het Informatiecentrum voor Diplomawaardering kan diploma’s erkennen en waarderen. Oekraïense vluchtelingen kunnen hun diploma’s door het IDW laten toetsen. Per Oekraïense vluchteling is 1 toetsing gratis. Hou er wel rekening mee dat er een lange wachttijd is, het laten erkennen van een diploma kan tot vier maanden duren.

Wanneer je medewerker voorkomt in de Basisregistratie Personen (BRP), dus bij een gemeente is ingeschreven, dan kan de werknemer de VOG aanvragen en de instructies opvolgen.

Iemand die net uit Oekraïne gevlucht is, staat soms nog niet in de BRP. Dan kan uw werknemer de VOG aanvragen via deze link.

Voor vragen over Oekraïense werknemers in het onderwijs met betrekking tot de VOG, kun je kijken op de website van VGS.

Beroepschauffeurs met een groot rijbewijs C(1) (vrachtwagen) of D(1) (bus) hebben een Nederlandse code 95 nodig om in Europa te mogen rijden. Sinds kort is het mogelijk deze Verklaring van Vakbekwaamheid in Nederland te halen.

Chauffeurs die code 95 willen halen moeten contact opnemen met een opleider om examens in te plannen. In sommige gevallen is het mogelijk een tolk mee te nemen naar de examens. Als alle examens met goed gevolg zijn afgelegd kunnen chauffeurs een kwalificatiekaart aanvragen bij de RDW.

Bron: CBR

Er zijn ook Oekraïense chauffeurs met een code 95 uit een ander land in de EU (met name Polen). In bepaalde gevallen kan deze dan worden verlengd om te mogen rijden in Nederland, hiervoor is een nascholing vereist. Onderzoek goed of een Oekraïense chauffeur met Poolse papieren de juiste papieren heeft voor deze nascholingsoptie. Dit staat beschreven op de site van Transport en Logistiek Nederland.

Rijbewijs behalen

Heeft je werknemer uit Oekraïne nog geen rijbewijs, maar wil je deze persoon in de toekomst wel inzetten als chauffeur dan is het mogelijk om een Nederlands rijbewijs te behalen. Wie onder de Richtlijn tijdelijke bescherming in Nederland is, kan na een geslaagd theorie- en praktijkexamen een Nederlands rijbewijs aanvragen.

Oekraïense rijbewijzen van mensen die onder de Richtlijn tijdelijke bescherming vallen zijn in de hele Europese Unie (EU) geldig zolang de Richtlijn geldt. Bestuurders moeten het rijbewijs wel kunnen tonen; is het rijbewijs kwijtgeraakt of is het gestolen, dan mag iemand niet rijden. Er wordt gekeken naar het afgeven van een tijdelijk rijbewijs, maar dat is op dit moment nog niet geregeld.

Het ministerie van SZW heeft brochures gemaakt in verschillende talen over contract en loon en veilige werkomgeving.

• Contract en loon (Engels)
• Contract en loon (Oekraïens)
• Gezond en veilig werken (Engels)
• Gezond en veilig werken (Oekraïens)